Секретарь-референт

Описание вакансии

Осуществлять прием, регистрацию и учет документов, входящей и исходящей корреспонденции.

Осуществлять подготовку, отправку/прием документов в подразделения компании.

Формировать и регистрировать приказы по основной деятельности.

Принимать поступающую на рассмотрение Директору филиала служебные документы от исполнителей и передавть в соответствии с резолюцией.

Осуществлять контрольисполнения документов и поручений Директора филиала, принятие оперативных мер для своевременного и качественного их исполнения, в том числе через СЭД.

Отвечать на телефонные звонки.

Организовывать бронирование гостиниц, железнодорожных и авиабилетов, оформление виз для работников филиалов и отдеелений с целью обеспечения условий для эффективной работы сотрудников в командировке.

Готовить документы для передачи в архив с истекшим сроком хранения, 

Принимать от структурных подразделений филиала документы для хранения и передачи в архив, вести учет архивных документов.

Оформлять приказы по командировкам внутри филиала.

Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководством.

Обеспечение своевременной доставки почты в подразделения.

Организация готовности конференц-залов ко встречам, к совещаниям, в том числе обеспечение водой, порядка.

Организация тренингов, заседаний для работников филиала, организация кофе-брейков.

 

Прием и распределение входящих звонков; Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений ; Ведение делопроизводства; Регистрация входящей и исходящей информации; Встреча и учет посетителей; Учет и хранение, передача документов в подразделения; Ответственность; Пунктуальность; Стрессоустойчивость;