Секретарь-референт

Описание вакансии

1) осуществлять прием, регистрацию и учет документов, образующихся в деятельности Компании, в Системе электронного документооборота, (далее - СЭД);

2) принимать поступающие на рассмотрение руководства служебные документы от исполнителей и передавать их в соответствии с резолюцией, принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для своевременного их исполнения, в том числе через СЭД;

3) осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принятие оперативных мер для своевременного и качественного их исполнения, в том числе через СЭД;

4) отвечать на телефонные звонки, фиксировать телефонограммы и передавать служебную информацию руководству, организовывать проведение телефонных переговоров руководства с целью организационно-технического обеспечения деятельности руководства;

5) обеспечивать рабочее место руководства необходимыми продуктами для кофе-брейка и средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,  с целью создания условий для эффективной работы руководства;

6) контролировать осуществление уборщиками служебных помещений регулярной влажной уборки, мытья посуды в кабинете руководства; 

7) готовить документы для передачи в архив с истекшим сроком хранения, с целью дальнейшего хранения в соответствии с утвержденными сроками хранения;

8) участвовать в управлении непрерывностью бизнеса в рамках поручений руководителя, а также в соответствии с внутренними документами Компании;

9) осуществлять подключение/отключение от корпоративной связи работников Головного офиса в соответствии лимитами на сотовую связь с целью исполнения требований Компании по компенсационному пакету;

10) инициировать заказ закуп хозяйственных, канцелярских товаров и продуктов питания (в т.ч. питьевой воды) для Руководства Компании;

11) ежедневно осуществлять размещение продуктов питания на кухне Руководства, контролировать остатки с целью обеспечения бесперебойного наличия их в офисе;

12) приготовление чая и кофе для руководства Компании;

13) осуществлять организацию встреч руководства в конференц-залах – контролировать чистоту в зале, наличие питьевой воды.

Прием и распределение входящих звонков; Регистрация входящей и исходящей информации; Встреча и учет посетителей; Аккуратность; Вежливость; Добропорядочность;