Стажер в проектный офис

Описание вакансии

компания "petrochemical transportation company"

1. цель позиции

обеспечение высокоорганизованной, бесперебойной и комфортной работы руководителя и офиса: управление административными задачами, календарем и коммуникациями, контроль поручений и сроков, организация встреч и поездок, а также оперативное решение текущих вопросов.

особенно важно

идеальный кандидат — это человек, которому руководитель может полностью доверить организационную часть своей работы, не опасаясь пропущенных встреч, забытых задач, ошибок в документах или некорректной коммуникации. помощь и обучение по ключевым задачам будет оказана.

2. основные требования к кандидату

образование и опыт

• высшее образование
• опыт не требуется, но будет преимуществом наличие стажировок или минимальный опыт (3-6 мес.)
• желателен опыт взаимодействия с руководителями высшего звена
• желателен опыт работы в динамичной корпоративной среде желателен
• понимание принципов делового этикета и корпоративных коммуникаций

3. ключевые компетенции

3.1. исключительная точность

кандидат должен быть очень внимательным к деталям и цифрам

• отсутствие ошибок в документах, календарях и переписке
• проверка информации перед отправкой
• контроль дат, времени, участников и мест встреч
• внимательная работа с цифрами, именами, должностями и реквизитами
• способность замечать несоответствия и потенциальные проблемы до того, как они станут проблемой для руководителя

3.2. исполнительность и надежность

• высокая дисциплина исполнения
• строгое соблюдение договоренностей и сроков
• умение самостоятельно доводить задачи до результата
• контроль поручений от постановки до полного закрытия
• отсутствие необходимости постоянно напоминать о задачах
• умение самостоятельно определять приоритеты

3.3. высокий эмоциональный интеллект

• тактичность и дипломатичность
• эмпатия и уважительное отношение к людям
• способность корректно взаимодействовать с людьми разных уровней и культур
• умение сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях.
• отсутствие конфликтности
• умение корректно отказать или перенести запрос, не создавая негативного впечатления
• способность чувствовать, когда вопрос требует немедленной реакции, а когда его можно решить самостоятельно
• конфиденциальность и эмоциональная зрелость

3.4. знание казахского, русского и английского языка

• свободная владение казахским и русским языками
• английский язык — upper-intermediate

4. функциональные обязанности

работа с руководителем

• управление календарем руководителя
• планирование и приоритизация встреч
• организация внутренних и внешних встреч
• подготовка руководителя к встречам
• контроль поручений и follow-up
• напоминание о важных задачах и дедлайнах
• подготовка кратких справок и материалов
• организация деловых поездок
• бронирование билетов, гостиниц, трансферов
• организация личных и рабочих мероприятий в рамках должностных обязанностей
• фильтрация входящих запросов и коммуникаций

административное управление офисом

• организация ежедневной работы офиса
• взаимодействие с подрядчиками, поставщиками и сервисными компаниями
• контроль закупок канцелярии и офисных материалов
• организация переговорных комнат и встреч
• контроль административных расходов
• организация корпоративных мероприятий
• контроль качества работы внешних сервисов
• решение оперативных административных вопросов

документооборот и коммуникации

• подготовка деловой переписки
• работа с документами и презентациями
• ведение реестров и списков
• подготовка протоколов встреч
• контроль исполнения договоренностей
• ведение корпоративного календаря
• работа с электронными системами документооборота
• подготовка информации для руководителя в структурированном виде

5. личные качества

• высокая ответственность
• пунктуальность
• системность
• внимательность к деталям
• аккуратность
• исполнительность
• надежность
• высокий эмоциональный интеллект
• конфиденциальность
• проактивность
• способность работать в режиме многозадачности

Метки