Администратор

Описание вакансии

компания "ai line"

обязанности:

• работа с пациентами

• встречать пациентов клиники, создавать комфортную и доброжелательную атмосферу.
• консультировать пациентов по услугам клиники, диагностике слуха и слуховым аппаратам в рамках компетенции администратора.
• отвечать на входящие телефонные звонки, сообщения whatsapp и обращения из социальных сетей/crm.
• выявлять потребность пациента и грамотно записывать его на консультацию к специалисту.
• информировать о стоимости услуг, условиях консультации, способах оплаты и действующих предложениях.
• напоминать пациентам о предстоящем визите.
• подтверждать запись и снижать количество неявок.
• переносить и отменять записи пациентов.
• сопровождать пациента после консультации: повторная запись, контрольный визит, настройка аппарата, сервисное обслуживание.
• работать с возражениями пациентов: «дорого», «я подумаю», «посоветуюсь», «мне пока не нужен аппарат» и другими типовыми ситуациями.
• поддерживать высокий уровень клиентского сервиса.

• 2. работа с расписанием врачей

• вести расписание специалистов.
• контролировать равномерную загрузку врачей.
• минимизировать свободные окна в расписании.
• оперативно связываться с пациентами при изменении расписания.
• формировать запись таким образом, чтобы врачебное время использовалось максимально эффективно.
• контролировать своевременное начало приема пациентов.

• 3. работа в crm

• вносить каждого нового пациента в crm.
• проверять корректность контактных данных.
• фиксировать источник обращения пациента.
• вести историю коммуникации.
• ставить задачи и напоминания по пациентам.
• контролировать повторные обращения.
• следить, чтобы ни один потенциальный пациент не оставался без ответа.
• обрабатывать пропущенные звонки и необработанные заявки.
• поддерживать актуальность клиентской базы.

• 4. работа с потенциальными клиентами

• оперативно связываться со всеми поступившими заявками.
• перезванивать по пропущенным звонкам.
• доводить обращение клиента до записи на консультацию.
• повторно связываться с клиентами, которые не приняли решение после первого разговора.
• работать с пациентами, которые ранее интересовались слуховыми аппаратами.
• приглашать действующих клиентов на плановое обслуживание и настройку.

• 5. продажи и сопровождение клиента

  администратор не заменяет врача, но участвует в процессе продажи.

  обязанности:

• правильно презентовать клинику и преимущества обращения в «дом слуха»;
• объяснять пациенту следующий этап после записи;
• помогать пациенту ориентироваться в категориях слуховых аппаратов;
• информировать о рассрочке, способах оплаты и действующих акциях;
• не отпускать заинтересованного клиента без дальнейшего действия: запись, повторный звонок или назначенная дата контакта;
• передавать врачу важную информацию о запросе пациента.

• главная цель администратора — не просто ответить на вопрос клиента, а помочь ему сделать следующий шаг.

  6. кассовая дисциплина и документы

• принимать оплату от пациентов.
• работать с наличным и безналичным расчетом.
• работать с kaspi и другими доступными способами оплаты.
• выдавать необходимые документы клиентам.
• контролировать правильность оформления платежей.
• вести кассовую дисциплину в соответствии с внутренними правилами компании.
• формировать ежедневный отчет по оплатам при необходимости.

• 7. порядок в клинике

• контролировать чистоту и порядок в зоне ресепшен и клиентской зоне.
• следить за наличием воды, бахил, канцелярии, рекламных материалов и других необходимых расходных материалов.
• контролировать внешний вид клиентской зоны.
• следить за исправностью оборудования ресепшен.
• своевременно сообщать руководителю о любых проблемах.

• 8. сервисное сопровождение действующих клиентов

• принимать обращения по настройке и обслуживанию слуховых аппаратов.
• записывать пациентов на повторные настройки.
• координировать ремонт и сервис слуховых аппаратов.
• информировать клиентов о готовности аппаратов после ремонта или обслуживания.
• приглашать клиентов на периодические проверки слуха и профилактическое обслуживание.

требования:

• грамотная устная и письменная речь.
• свободное владение казахским и русским языком.
• знание казахского языка будет значительным преимуществом.
• умение уверенно общаться по телефону.
• доброжелательность и уважительное отношение к людям.
• ответственность и пунктуальность.
• высокий уровень самоорганизации.
• умение одновременно работать с несколькими задачами.
• уверенное владение компьютером.
• готовность работать с crm-системой.
• аккуратность при работе с документами и денежными средствами.
• стрессоустойчивость.
• желание обучаться и развиваться.