Офис-менеджер

Описание вакансии

Работник исполняет следующие функции:

1) обеспечивает и осуществляет своевременную первичную обработку поступающей корреспонденции;

2)осуществляет прием и регистрацию корреспонденции, поступающей в филиал (в день поступления). Зарегистрированную корреспонденцию передает по системе электронного документооборота на рассмотрение руководству и руководителям подразделений филиала по принадлежности;

3) обеспечивает своевременное рассмотрение обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений, поступающих в Филиал посредством информационной аналитической системы «Электронные обращения» (ИС «е-Өтініш») (далее - обращения), принятие мер согласно обращениям, информирование заявителей о результатах рассмотрения обращений и принятых мерах или о перенаправлении их обращений на рассмотрение другим субъектам в соответствии с их компетенцией;

4)осуществляет контроль за своевременной передачей зарегистрированной корреспонденции руководству филиала и исполнителям;

5) осуществляет пересылку ошибочно доставленной в адрес филиала корреспонденции;

6) осуществляет прием и регистрацию исходящих документов с предварительной проверкой оформления отправляемой документации (правильность указанного адреса, наличия перечисленных в документе приложений, подписи, обязательное указание исполнителя и номер служебного телефона);

7) осуществляет подготовку к отправке (упаковывает в конверты и оформляет их) и отправку зарегистрированных исходящих документов через отделения почтовой связи, составляя при этом реестры по видам отправки;

8) осуществляет координацию поездок водителей филиала путем согласования заявок на предоставление автотранспорта поступивших посредством электронного журнала по учету количества осуществленных поездок на корпоративном портале «Битрикс»;

9) ведет учет, систематизацию входящей и исходящей корреспонденции в филиале Фонда;

10) осуществляет контроль над соблюдением сроков выполнения и своевременным исполнением работниками указаний и поручений, данных руководителем филиала и руководителем Отдела, взятых на контроль;

11) организует проведение телефонных переговоров руководителя филиала и руководителя Отдела, фиксирует в их отсутствие полученную информацию и доводит до сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения руководителя филиала и руководителя Отдела информацию, полученную по каналам связи;

12) составляет служебные записки и другие внутренние документы филиала Фонда, необходимые для работы;

13) по поручению руководителя филиала и руководителя Отдела составляет проекты писем, запросов, других документов, подготавливает ответы;

14)организует работу по подготовке проведения оперативных совещаний, проводимых руководителем филиала и руководителем Отдела (оповещает участников о времени и месте проведения, повестке дня);

15) организует работу по приему посетителей руководителем филиала, содействует в оперативном рассмотрении руководителем филиала просьб и предложений посетителей и тд.

Учет и регистрация документов; Ведение делопроизводства; Подготовка писем и обращений ; Ответственность; Пунктуальность; Умение работать в команде;