Секретарь

Описание вакансии

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя управления;

2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

3. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя управления;

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

6. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию полученную по каналам связи;

7. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);

9. Организует прием посетителей и ведет регистрацию;

10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

11. Копирует документы на персональном ксероксе.

12.Осуществляет отправку корреспонденции адресатам через электронную почту, АО «Казпочта» (заказные или простые) день в день.

13. Соблюдать трудовую и исполнительскую дисциплину.

 

Прием и распределение входящих звонков; Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений ; Ведение делопроизводства; Регистрация входящей и исходящей информации; Учет и хранение, передача документов в подразделения; Ответственность; Дисциплинированность; Аккуратность; Доброжелательность; Добропорядочность; Компьютерная грамотность; Логическое мышление;