Специалист канцелярии

Описание вакансии

Осуществляет прием, сортировку и регистрацию входящей корреспонденции, поступившей в вуз из Министерства науки и высшего образования Республики Казахстан,  других министерств, ведомств, учреждений, организаций, государственных и иных предприятий, банков, других органов. Сканирует и вводит заявления в программу Документооборота, регистрирует в соответствующих журналах. Готовит проекты резолюций на специальных бланках, передает начальнику отдела для предварительного рассмотрения с последующей передачей входящей документации на рассмотрение ректору и проректорам университета. Формирует корреспонденцию с резолюцией ректора  по  группам и срокам исполнения («срочные», «весьма важные», «на контроле») и направляет документы исполнителям. Осуществляет контроль за исполнением документов ответственными лицами в установленные сроки, введением ими в информационную программу Документооборота отметки об исполнении входящей корреспонденции (номер и дата исходящего письма, приказа, распоряжения и т.д.). Осуществляет копирование и размножение входящей корреспонденции, доводит их до соответствующих исполнителей. Ежедневно отчитывается перед начальником отдела о ходе исполнения входящей документации или причинах невыполнения. Формирует документы в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой и обеспечивает их сохранность.

Учет и регистрация документов; Ведение делопроизводства; Регистрация входящей и исходящей информации; Ответственность; Пунктуальность; Стрессоустойчивость;