Начальник административного отдела

Описание вакансии

осуществление общего руководства Отделом административной работы (организация, планирование и координация деятельности работников Отдела административной работы); осуществление процедур закупа и мониторинга контрактов, договоров; работа в системе SAP (выгрузка остатков на списание товарно-материальных запасов и основных средств); организация составления прогнозируемых расходов по канцелярским товарам, хозяйственным материалам, мебели, оборудования и инвентаря, курьерских услуг и подписке на периодические издания в проект бюджета. Предоставление отчетов по исполнению бюджета; обеспечение рационального использования выделенных финансовых средств; формирование текущих и перспективных планов реконструкции и ремонта зданий (при необходимости); обеспечение единого порядка документирования; организация своевременного приема, регистрации и учета входящей и исходящей документации в системе электронного документооборота, организация и осуществление контроля за исполнительской дисциплиной работников структурных подразделений Филиала в СЭД; осуществление контроля за организационным обеспечением проведения совещаний, конференций, праздничных торжеств и встречи отечественных и зарубежных делегаций; организация работ Отдела административной работы в рамках административно-хозяйственной деятельности; осуществление контроля за организацией архивного хранения документов Филиала; формирование, поддержание и защита положительного корпоративного имиджа Филиала и Общества в средствах массовой информации, разработка эффективных методов сотрудничества со СМИ и различными общественными объединениями; формирование позитивного общественного мнения о Филиале и Обществе путем разработки и эффективной реализации внешней PR-программы с помощью СМИ, общественных объединений и различных акций; подготовка публичных выступлений, интервью, брифингов и пресс-конференций директора Филиала и Первого заместителя директора Филиала, руководителей структурных подразделений Филиала (по мере необходимости); организация и проведение информационно-имиджевых акций; осуществление контроля за выполнением работниками Отдела административной работы стоящих перед ними задач, в рамках возложенных полномочий в установленном порядке.

Организация административно-хозяйственных работ; Управление процессами по администрированию; Администрирование процессов и документооборота ; Контроль за проведением хозяйственных операций; Экономический анализ хозяйственно-финансовой деятельности ; Администрирование канцелярских и офисных принадлежностей; Создание оперативных и административных процедур; Самостоятельность и ответственность;