Офис-менеджер

Обеспечивает рабочее место сотрудникам филиала необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Выполняет работу по входящей и исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения, служебные записки): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение документов;

Принимает, регистрирует поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

Соблюдает деловой этикет. Организует прием посетителей с соблюдением деловой этики общения. Принимает и отправляет почтовую корреспонденцию;

Производит регистрацию производственных приказов. Осуществляет контроль над исполнением работниками компаний изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

Производит регистрацию Договоров, контролирует получение договоров от сотрудников по специальной Описи.

Обеспечивает сотрудников корпоративной мобильной связью (на основании сл. записки и приказа), выдает сим-карты, блокирует, переоформляет телефонные номера, ежемесячный запрос акт сверки на все номера, контролирует и готовит к оплате счета;

Контролирует и готовит к оплате счета, а также предоставляет документы по своему направлению деятельности (акты выполненных работ/накладные на отпуск товаров, Акты сверки) в Бухгалтерию филиала.

Организует закуп, прием, учет, хранения и выдачи канцелярских товаров, необходимых для работы офиса и АЗС контролирует и готовит к оплате счета.

Контролирует формирование и оформление дел в делопроизводстве;

Своевременно обновляет Адресную книгу в систему Documentlog.