Делопроизводитель

Описание вакансии

. Выполняет поручения непосредственного руководителя. 2. По мере необходимости вводит, собирает и осуществляет контроль за документами/данными и управляет электронным и бумажным документооборотом. 3. Обновляет и обеспечивает четкость рабочих графиков, журналов явки на работу и других административных документов, предоставляет их на рассмотрение и утверждение. 4. Обрабатывает табель учета рабочего времени металлургического департамента и вовремя предоставляет его в Отдел кадрового администрирования. 5. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации, текущего архива и имущества 6. Подготавливает и предоставляет в архив готовые документы, файлы журнала регистрации или базы данных, а также подготавливает перечень файлов, подлежащих передаче в архив. 7. Распределяет входящие заявки в системе (перенаправляет коммерческие предложения и запросы по необходимым техническим характеристикам, инициаторам запроса) и контролирует исполнения. 8. Инициирует заявки (SRB на работы и услуги), мониторинг заявок по срокам предоставления коммерческих предложений, заключений договоров. 9. Ведет материальный учет склада сульфидной фабрики SUBinventory, ежедневно контролирует движения ТМЦ и проводит списания, еженедельно проводит сверку с инженерами-технологами и материальными бухгалтерами, ежемесячно проводит инвентаризацию, вплотную работает со специалистами отдела снабжения и складского хозяйства. В совершенстве знает систему Оракл. 10. Подписание технических спецификаций (тех. заданий), инвестиционных карт, заявок для заключений сервисных договоров. 11. Взаимодействует с представителями контрагентов в целях организации приезда специалистов на производственную площадку. 12. Составляет, координирует и контролирует согласование различных форм, таких как: формы разрешения допуска грузового транспортного средства, заявки на выезд, формы-разрешения для посетителей и т.д., курируемых подрядных организаций. 13. Выполняет административные задачи, такие как подготовка командировок, авансовых отчетов. 14. Контролирует своевременность предоставления в отдел кадрового администрирования заявлений и форм от работников отдела, листков временной нетрудоспособности, а также других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе. 15. Систематически вносит в табель учета рабочего времени изменения по работникам, связанные с отсутствием, выходом на работу в выходные дни, командировкой, привлечением к обучению, временным смещением графика сменности и вахт, отстранением и т.д. 16. Предоставляет подписанные ответственными лицами табели учета рабочего времени в отдел кадрового администрирования в срок до конца отчетного периода. 17. Своевременно доводит до сведения работников металлургического департамента приказы, распоряжения, инструкции, положения, служебные записки и другую информацию от отдела кадрового администрирования. 18. Подготавливает а и оформляет документации в соответствии с нормативными документами, регулирующими документооборот Компании, в системе электронного документооборота Directum RX. 19. Оказывает практическую и методическую помощь в подготовке/оформлении документации в соответствии с требованиями нормативных документов, регламентирующих документооборот Компании. 20. Обеспечивает конфиденциальность служебной информации, неразглашение сведений, полученных в ходе обработки поступающих документов, и соблюдение коммерческой тайны. 21. Соблюдает все требования внутренне – нормативных документов по части ведения делопроизводства и документооборота Компании в целом 22. Выполняет другие поставленные задачи, и иные поручения руководителя, в рамках занимаемой должности, квалификации и компетенции работника (трудовой функции).

Метки