Офис-менеджер

Описание вакансии

Обязанности:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров,  телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

 

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

 

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

 

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

 

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

 

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

 

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

 

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

 

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

 

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

 

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

 

3. Ведет делопроизводство.

 

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

 

5. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

 

6. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

 

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

 

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

 

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

 

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

 

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

 

13. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

 

14. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

Прием и распределение входящих звонков; Учет и регистрация документов; Ведение делопроизводства; Регистрация входящей и исходящей информации; Организация работы офиса; Администрирование канцелярских и офисных принадлежностей; Подготовка писем и обращений ; Ответственность; Пунктуальность; Аккуратность; Доброжелательность; Выносливость и усердие; Поиск и анализ информации; Работа с электронными таблицами; Инициативность; Лидерство; Логическое мышление; Многозадачность;