Офис-Администратор Департамента продаж и маркетинга/Сату және маркетинг департамент администраторы

Описание вакансии

Жұмыс талаптары:

1) Қазақ, орыс, және ағылшын тілін білу

2) Жоғары, орта техникалық немесе орта арнаулы білім.

3) Мамандығы бойынша кемінде 1-2 жыл жұмыс тәжірибесінің болуы;

4) Қонақүйде жұмыс тәжірибесінің болуы артықшылық болып табылады.

Міндеттері:

- Корпоративтік клиенттермен жасалған шарттар тізілімін жүргізу және жаңарту, шарттарды келісу, қол қою және ұзарту мерзімдерін бақылау.

- Сату бөлімінің шарттарын, шоттарын, орындалған жұмыстар актілерін және басқа да құжаттарын дайындау, рәсімдеу, тіркеу және мұрағаттау.

- Корпоративтік клиенттерге шоттардың уақтылы ұсынылуын және төлемдердің түсуін бақылау.

- Дебиторлық берешекке күнделікті өз бетінше мониторинг жүргізу, мерзімі өткен шоттарды анықтау және төлем мерзімдерін бақылау.

- Төлем туралы еске салу, төлем мәртебесін нақтылау және берешекті өтеудің жоспарланған күндері туралы ақпарат алу мақсатында корпоративтік клиенттермен телефон және электрондық пошта арқылы тікелей байланысу.

- Келісілген мерзімде төлем түспеген жағдайда клиенттермен қайта байланысу және жүргізілген коммуникация нәтижелерін тіркеу.

- Күнделікті жұмыс барысы туралы ақпаратты, сондай-ақ апталық және айлық есептерді дайындау.

- Қаржы бөлімімен және бухгалтериямен өзара әрекеттесе отырып, ақшалай қаражаттың түсуін растау және өзара есеп айырысуларды салыстыру.

- Қол қойылған шарттардың, құжаттардың түпнұсқаларының және қажетті қосымшалардың болуын бақылау.

- Мерзімі едәуір өтіп кеткен берешек, даулы берешек және басқа да проблемалық жағдайлар туралы басшыны уақтылы хабардар ету.

- Сату бөлімінің электрондық және қағаз құжат айналымын ұйымдастыру, құжаттардың дұрыс сақталуын және қолжетімді болуын қамтамасыз ету.

- Департамент қызметкерлеріне міндетті оқыту бағдарламаларынан өтуге және әкімшілік тапсырмаларды орындауға көмектесу.

Требования:

1) Знание казахского, русского и английского языков

2) Высшее, среднее техническое или среднее специальное образование в области делопроизводства, экономики, финансов, менеджмента, гостиничного бизнеса или смежных областях.

3) Наличие стажа работы по специальности не менее 1-2-x лет;

4) Опыт работы в гостинице приветствуется.

Ведение и обновление реестра договоров с корпоративными клиентами, контроль сроков согласования, подписания и продления договоров.

- Подготовка, оформление, регистрация и архивирование договоров, счетов, актов и других документов отдела продаж.

- Контроль своевременного выставления счетов и поступления оплат от корпоративных клиентов.

- Самостоятельный ежедневный мониторинг дебиторской задолженности, выявление просроченных счетов и контроль сроков оплаты.

- Прямое взаимодействие с корпоративными клиентами по телефону и электронной почте для напоминания об оплате, уточнения статуса платежей и получения информации о планируемых датах погашения задолженности.

- Повторное обращение к клиентам при непоступлении оплаты в согласованный срок и документирование результатов коммуникации.

- Подготовка ежедневных рабочих обновлений, еженедельных и ежемесячных отчетов.

- Контроль наличия подписанных договоров, оригиналов документов и необходимых приложений.

- Своевременное информирование руководителя о существенной просрочке, спорных задолженностях и других проблемных ситуациях.

- Организация электронного и бумажного документооборота отдела продаж, обеспечение правильного хранения и доступности документов.

- Помощь сотрудникам департамента в прохождении обязательных тренингов и выполнении административных задач.

Метки

О компании «Sheraton Astana Hotel»

At Sheraton, we go above and beyond in everything we do. We are inspired by our guests and one another – and are driven to make things better. We love what we do, and we give it all we’ve got – on property and off. When guests stay with us, it’s not just a room with a bed that they’re buying. It’s an experience. We’re looking for someone who is ready to go beyond in everything they do. If you are someone with a genuine drive to improve your life and the lives of those around you, we encourage you to explore careers with Sheraton.

Sheraton Astana Hotel is an equal opportunity employer. We believe in hiring a diverse workforce and sustaining an inclusive, people-first culture. We are committed to non-discrimination on any protected basis, such as disability and veteran status, or any other basis covered under applicable law.

It is time to explore the capital of Kazakhstan from its core, Sheraton Astana Hotel, a contemporary destination located in the heart of Astana within walking distance of state offices, business premises & leisure facilities. We offer 291 thoughtfully appointed rooms, suites and serviced apartments with stunning views of the city and flawless atmosphere. Settle in for a meal or enjoy a cocktail at one of our dining outlets. Visit Baiterek tower or Khan-Shatyr with an effortless stroll across Nurly Zhol Boulevard. Our hotel has the largest SPA in the city and takes advantage of over 800 square meters of meeting space of the hotel, including a gorgeous Ballroom and five meeting rooms for the best gathering experience. Delicious options of restaurants are at your service: flagship meat restaurant SALTER’S and wonderful all day dining restaurant Emiliya.