Личный ассистент руководителя

Описание вакансии

Ищем ответственного, организованного и инициативного личного ассистента руководителя, который сможет обеспечить комплексное административное, деловое и организационное сопровождение нескольких направлений деятельности.

Работа предполагает взаимодействие с представителями бизнеса, государственных органов, общественных организаций и образовательных учреждений, а также участие в подготовке деловых встреч, мероприятий и информационных материалов.

Обязанности

1. Административное и деловое сопровождение

• Организация рабочего графика руководителя, планирование встреч, совещаний и мероприятий.
• Подготовка, редактирование и оформление деловых писем, обращений, презентаций и других документов.
• Ведение деловой переписки, контроль входящих сообщений и подготовка ответов по согласованию с руководителем.
• Организация документооборота, систематизация и архивирование документов.
• Подготовка материалов к встречам, организация видеоконференций через Zoom и Google Meet.
• Контроль сроков исполнения поручений и подготовка регулярных сводок по текущим задачам.

2. Организационное сопровождение деловых и общественных проектов

• Координация текущих задач по направлениям деятельности руководителя
• Взаимодействие с сотрудниками компаний, представителями государственных органов, партнёрами и участниками мероприятий.
• Сбор, проверка и систематизация информации для подготовки документов, обращений и рабочих материалов.
• Организация деловых встреч, мероприятий, командировок и рабочих поездок.
• Поиск необходимых контактов, организаций, подрядчиков и поставщиков услуг.

3. Информационное сопровождение и социальные сети

• Подготовка текстов для Instagram и Facebook
• Фото- и видеосъёмка мероприятий.

5. Логистика и личное организационное сопровождение

• Поиск и бронирование авиабилетов, железнодорожных билетов, гостиниц и трансферов.
• Планирование маршрутов и координация поездок.
• Организация доставки документов, посылок и необходимых вещей.
• Выполнение текущих организационных поручений руководителя, включая заказ питания и бронирование заведений.

6. Работа с документами и электронными сервисами

• Работа с офисными программами, электронной почтой и электронным документооборотом.
• Подготовка и печать документов, сканирование, копирование и организация отправки.
• Выполнение согласованных операций в электронных государственных системах и на рабочих порталах.
• Подготовка материалов к печати, оформлению и переплёту.

Требования

• Опыт работы личным ассистентом, бизнес-ассистентом, помощником руководителя или офис-менеджером будет преимуществом.
• Грамотная устная и письменная речь на русском языке. Казахский и английский будет плюсом.
• Навыки деловой переписки и подготовки официальных документов.
• Навыки поиска, проверки и систематизации информации.
• Организованность, внимательность к деталям, ответственность и исполнительность.
• Умение самостоятельно планировать работу, расставлять приоритеты и соблюдать сроки.
• Готовность работать в многозадачном режиме и оперативно реагировать на изменения планов.
• Коммуникабельность и умение корректно взаимодействовать с представителями бизнеса, государственных органов и общественных организаций.
• Соблюдение конфиденциальности и аккуратное обращение с документами и информацией.

Личные качества

• Инициативность и самостоятельность.
• Высокая организованность и ответственность.
• Оперативность и гибкость.
• Внимательность к деталям.
• Стрессоустойчивость и умение работать в режиме нескольких параллельных задач.
• Деликатность, тактичность и соблюдение конфиденциальности.

Условия работы

• Работа в непосредственном взаимодействии с руководителем.
• Разнообразные задачи на стыке бизнеса, общественной деятельности, образования и коммуникаций.
• Условия оплаты, график работы и дополнительные условия обсуждаются с подходящим кандидатом на собеседовании.

Если вы внимательно ознакомились с техническим заданием (ТЗ) и дочитали его до конца, пожалуйста, напишите слово «Ассистент».