Координатор коммерческого отдела

Описание вакансии

компания "gatin group"

gatin group | актау

gatin group — группа компаний в сфере дорожного строительства, производства нерудных материалов, транспорта и аренды спецтехники в мангистауской области.

компания располагает собственными производственными мощностями и парком около 200 единиц строительной и специальной техники.

ищем координатора коммерческого отдела, который будет отвечать за сопровождение коммерческого процесса компании: от входящей заявки и коммерческого предложения до договора, возврата закрывающих документов и получения оплаты.

также в зоне ответственности координатора находится организация и контроль тендерного направления. в его непосредственном подчинении работает специалист по тендерному сопровождению и развитию.

нам нужен не просто сотрудник по документообороту, а самостоятельный человек, который умеет работать с корпоративными клиентами, контролировать процессы и доводить каждый вопрос до результата.

основные обязанности

1. работа с входящими заявками и клиентами

• принимать и обрабатывать входящие заявки клиентов.
• регистрировать все заявки в bitrix24 и вести их по действующей воронке.
• контролировать актуальный статус каждой заявки, следующий шаг и срок.
• работать с действующими прайс-листами и ориентирами стоимости компании.
• уточнять актуальную стоимость услуг и продукции с учётом объёма, срока аренды и условий заказа.
• самостоятельно вести коммерческий диалог с клиентом в пределах предоставленных полномочий.
• при необходимости согласовывать нестандартную стоимость и дополнительные коммерческие условия с руководителем.
• самостоятельно готовить коммерческие предложения.
• после отправки кп получать обратную связь от клиента, отрабатывать возникающие вопросы и доводить заявку до договора либо до понятного решения клиента.
• не допускать ситуаций, когда коммерческое предложение отправлено, а дальнейшая работа с клиентом не ведётся.

2. работа с ценой

по основным направлениям компании действуют прайс-листы и ориентиры стоимости.

координатор:

• самостоятельно работает с действующими ценами;
• понимает, когда цена является стандартной, а когда требует дополнительного согласования;
• имеет определённые полномочия для предоставления клиенту небольшой скидки;
• при необходимости оперативно уточняет стоимость у руководителя и возвращается к клиенту с окончательным предложением.

самостоятельный расчёт сложной производственной себестоимости строительных работ, производства либо эксплуатации техники с нуля не требуется.

3. договорная работа

• самостоятельно готовить договоры.
• вносить в договоры согласованные цены, объёмы, сроки, реквизиты и другие коммерческие условия.
• вести согласование договоров с заказчиками.
• контролировать своевременное подписание договоров.
• контролировать наличие полного комплекта документов.
• сканировать и систематизировать подписанные документы.
• обеспечивать правильное хранение договорной и коммерческой документации.
• вести актуальный реестр договоров.

4. авр и закрывающие документы

• вести контроль выставленных авр, накладных и других закрывающих документов.
• полностью курировать подписание и возврат авр и других закрывающих документов от заказчиков.
• контролировать, у кого находится каждый документ.
• понимать причину задержки и ожидаемый срок возврата.
• добиваться своевременного возврата подписанных документов.
• вести актуальный реестр авр и закрывающих документов.

по каждому документу должен быть понятен:

статус у кого находится причина задержки следующий шаг срок возврата.

5. дебиторская задолженность и взыскание

координатор является ответственным лицом за процесс взыскания дебиторской задолженности.

в обязанности входит:

• ведение актуального реестра дебиторской задолженности;
• контроль сроков оплаты по каждому заказчику;
• своевременная работа с возникшей просроченной задолженностью;
• самостоятельные переговоры с клиентами по оплате;
• получение от клиента конкретных сроков и обязательств по оплате;
• контроль выполнения договорённостей;
• досудебная работа с должниками.

если получить оплату путём переговоров не удаётся, координатор:

• определяет следующий способ взыскания;
• обращается к нотариусу либо подбирает привлечённого юриста/юридическую компанию;
• получает стоимость и условия работы;
• согласовывает расходы с руководителем;
• формирует и передаёт необходимый комплект документов;
• контролирует дальнейшую работу по взысканию задолженности до результата.

координатор не обязан самостоятельно представлять компанию в суде как юрист, однако организация и контроль всего процесса взыскания остаются его ответственностью.

6. тендерное направление

в непосредственном подчинении координатора находится специалист по тендерному сопровождению и развитию.

координатор отвечает за организацию и контроль тендерного направления компании.

в его задачи входит:

• постановка задач специалисту по тендерному сопровождению;
• контроль поиска перспективных тендеров, конкурсов и закупок;
• контроль анализа новых тендерных площадок и потенциальных заказчиков;
• контроль регистрации компании на перспективных площадках;
• контроль прохождения преквалификаций;
• контроль сроков подготовки и подачи тендерных заявок;
• контроль комплектности тендерной документации;
• контроль отсутствия отклонений заявок по формальным причинам;
• организация получения необходимых документов и исходных данных от других подразделений компании;
• контроль актуальности лицензий, сертификатов и других разрешительных документов;
• контроль ведения тендерного реестра и фиксации работы в bitrix24;
• своевременное вынесение руководителю перспективных тендеров для принятия решения об участии и согласования ключевых коммерческих условий;
• контроль результатов участия в тендерах.

непосредственную работу на тендерных площадках, подготовку пакета, загрузку документов и подачу заявок выполняет специалист по тендерному сопровождению и развитию.

координатор отвечает за то, чтобы тендерное направление работало системно и ни один перспективный конкурс не был потерян из-за отсутствия контроля, пропущенного срока или формальной ошибки.

7. отчётность и контроль

еженедельно предоставлять руководителю актуальную информацию по:

• входящим заявкам;
• коммерческим предложениям;
• договорам;
• авр и закрывающим документам;
• оплатам;
• дебиторской задолженности;
• взысканию задолженности;
• текущим и перспективным тендерам.

по каждому активному вопросу должны быть понятны:

текущий статус следующий шаг ответственный срок.

условия

• место работы: актау.
• график: 5/2.
• официальное трудоустройство.
• прямое подчинение руководителю группы компаний.
• в непосредственном подчинении — специалист по тендерному сопровождению и развитию.
• фиксированный оклад — 350 000 ₸ на руки.
• испытательный срок — 1 месяц.
• в течение первого месяца выплачивается фиксированный оклад 350 000 ₸ на руки.
• начиная со второго месяца работы дополнительно начисляется ежемесячный kpi — до 150 000 ₸.

Метки