Администратор (Офис-менеджер)

Описание вакансии

• Отвечать на телефонные звонки
• Работа с документацией (исходящая, входящая корреспонденция)
• составление писем, запроса, других документов, подготовка ответов авторам писем.
• Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
• Принятие поступающую на рассмотрение руководителю корреспонденцию, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученную информацию, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, своевременное донесение до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых президентом (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение протокола заседаний и совещаний и контролирует их исполнение.
• Ведение контрольно-регистрационной картотеки входящих и исходящих документов, писем, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, данных.
• Организация заказа, приема и хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, а также выдача предметов и средств труда работникам Агентства.
• Обеспечение подготовки и организации работы офиса: осуществление руководство организацией рабочих мест персонала офиса, проверку офисного оборудования (компьютеров, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарных условии работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим). При выявлении неисправностей вызов специалистов для проведения ремонтных работ и/или сервисного (технического) обслуживания Агентства.
• Организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание гостей Агентства (в т.ч. делегаций, клиентов, партнеров).
• Выезжает по заданиям руководителя Агентства для решения вопросов, обозначенных президентом.
• Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы.
• Ведёт учёт офисного инвентаря, предметов хозяйственного обслуживания и осуществляет оперативный учет.
• Проводит ежегодную инвентаризацию материально-технических ценностей.
• Контролирует поступлении счет-фактур и акта выполненных работ, направленных организациям, при необходимости выезжает для получения их.
• При увольнении сотрудников ведет учет состояния исправности при сдаче материальных ценности и инвентаря.

• Высшее образование;
• Знание ПК;
• Режим работы: с 09:00 до 18:00, обеденный перерыв — с 13:00 до 14:00.

Метки