Офис-менеджер

Описание вакансии

1. Организация комфортной работы генерального директора: закуп необходимых продуктов питания, товаров для приемной и лично для руководителя; координирование работы со службами, отвечающими за комфортное пребывание в кабинете (арендодатели, зав.АБК и т.д), приготовление чая, кофе или подача воды).

2. Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание

3. Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись.

4. Организация авиаперелетов (как для руководителей, так и для сотрудников), работа с агентством по всем вопросам, касающихся перелетов и жд перевозки пассажиров.

5. Своевременная отчетность по документации в бухгалтерию: счета-накладные по перелетам; счета и АВР по арендуемым для руководителей квартир; авансовые отчеты руководителей (командировки); авансовые отчеты по закупу необходимых вещей.

6. Организация кофе-брэйков для гостей руководителя.

7. Координационная работа с отделами АО «Майкубен-Вест» (по запросам руководителей: связаться, найти, перезвонить, подготовить запрос, решить вопрос и т.д.).

8. Своевременная заявка и контроль за заключением договоров с агентством по перевозкам, а также по аренде жилья для руководителей (в ОМТС).

9. Организация подписания текущих документов (проверка поступающей документации от отделов, при необходимости сортировка и т.д.).

10. Поиск и бронирование отелей для проживания в командировках, по необходимости.

11. Составление по поручению руководителя писем, запросов, иных документов, подготовка ответов авторам писем.

12. Распечатка договоров с листом согласования, организация их подписания, отправка договора контрагенту почтой.

13. Запуск в СЭД «Documentolog» на согласование АВР, после согласования организация подписания генеральным директором, передача одного экземпляра в бухгалтерию, второго – почтой Контрагенту.

• техническое и профессиональное, послесреднее (среднее специальное, среднее профессиональное) образование по соответствующей специальности (квалификации) и
• стаж работы по специальности не менее 2 лет (желательно)

• график 5/2
• начало рабочего дня в 08.15, окончание в 17.15. Обед с 12.00 до 13.00

Метки