Офис-менеджер / личный помощник генерального директора

Описание вакансии

компания "yurt tech"

мы ищем энергичного, организованного и ответственного офис-менеджера, который станет лицом компании на ресепшене. для этой позиции важны презентабельный внешний вид, опрятность, доброжелательность и грамотная речь. в ваши задачи войдут обеспечение бесперебойной работы офиса и выполнение части функций личного помощника генерального директора.

обязанности

административная поддержка и функции личного помощника:

• выполнение рабочих и личных поручений генерального директора.
• быстрый поиск, анализ и структурирование необходимой информации по запросу руководства.
• встреча гостей и партнеров компании, приготовление и подача чая/кофе.
• работа на ресепшн: прием звонков и организация приема посетителей.

административно-хозяйственное обеспечение офиса:

• закупка канцелярских и хозяйственных товаров, воды, чая, кофе, сладостей и других необходимых расходных материалов.
• учет материальных ценностей компании: мебели, техники и другого имущества.
• проведение и участие в инвентаризациях.
• контроль порядка на складе и своевременное пополнение запасов.
• контроль своевременной оплаты интернета, связи и других административных расходов.
• взаимодействие с поставщиками, курьерскими службами и подрядчиками.

документооборот и первичная бухгалтерская документация:

• организация и ведение документооборота компании.
• подготовка деловых писем, запросов и другой корреспонденции.
• сбор, проверка и передача первичной бухгалтерской документации в бухгалтерию.
• контроль наличия закрывающих документов от поставщиков: актов, накладных, счетов-фактур и других документов.
• своевременный запрос недостающих документов у контрагентов.

требования

• опыт работы офис-менеджером, административным менеджером, администратором или помощником руководителя от 1–2 лет.
• знание основ делопроизводства: умение вести учет документов, составлять деловые письма, запросы и другую корреспонденцию.
• понимание первичной бухгалтерской документации и порядка работы с закрывающими документами.
• умение быстро находить, анализировать и структурировать необходимую информацию.
• грамотная устная и письменная речь.
• навыки ведения деловой переписки.
• уверенная компьютерная грамотность.
• уверенное владение google workspace и основными офисными программами.

личные качества

• отличные коммуникативные навыки, доброжелательность и вежливость — вы будете лицом компании.
• высокая исполнительность, инициативность и ответственность.
• умение быстро работать и эффективно справляться с несколькими задачами одновременно.
• внимательность к деталям, организованность и умение поддерживать порядок.

важно: кандидаты без опыта работы офис-менеджером, административным менеджером, администратором или помощником руководителя не рассматриваются.

условия

• график работы: 5/2, с 09:00 до 18:00.
• дружная команда.

Метки