Personal Assistant/Личный ассистент

Описание вакансии

Описание должности
Личный ассистент оказывает административную, организационную и координационную поддержку Операционному директору, обеспечивая эффективную и бесперебойную работу его офиса. Роль является ключевой точкой связи между Операционным директором и внутренними отделами, внешними партнёрами и поставщиками услуг, требуя высокого уровня организованности, конфиденциальности и способности управлять несколькими приоритетами одновременно в динамичной школьной среде.

Основные обязанности

Управление расписанием
• Ведение и координация календаря Операционного директора, планирование встреч, назначений и поездок
• Предвидение и разрешение конфликтов в расписании
• Подготовка Операционного директора к встречам, включая необходимые материалы и документы

Переписка и коммуникация
• Составление, проверка и ведение переписки от имени Операционного директора
• Фильтрация и приоритизация входящих звонков, писем и запросов
• Профессиональное взаимодействие с сотрудниками, подрядчиками, родителями и внешними партнёрами

Координация встреч и мероприятий
• Организация и координация внутренних и внешних встреч, включая логистику и подготовку материалов
• Ведение протоколов ключевых встреч и контроль исполнения принятых решений
• Поддержка в планировании и координации операционных мероприятий и визитов

Работа с документами и учёт
• Ведение упорядоченной и конфиденциальной системы хранения документов (бумажных и электронных)
• Подготовка отчётов, презентаций и сводок по запросу
• Отслеживание и контроль выполнения задач и сроков по операционным отделам

Взаимодействие с отделами
• Координация между Операционным директором и такими отделами, как Facilities, Закупки, IT, Охрана, Транспорт и Финансы
• Поддержка Операционного директора в отслеживании прогресса операционных проектов и инициатив

Конфиденциальность
• Работа с конфиденциальной информацией, касающейся операционной деятельности школы, сотрудников и договоров, с высочайшим уровнем осторожности
• Соблюдение профессионализма и конфиденциальности во всех ситуациях

Навыки и опыт
• Подтверждённый опыт работы личным/executive ассистентом или на аналогичной должности, желательно в международной школе, корпоративной или гостиничной среде
• Отличные организационные навыки и навыки тайм-менеджмента, внимание к деталям
• Продвинутый уровень устного и письменного английского языка; знание русского и/или казахского языка приветствуется
• Владение MS Office / Google Workspace и стандартными офисными системами
• Сильные навыки письменной коммуникации, включая деловую переписку

Личные качества
• Высокая организованность, проактивность, способность управлять конкурирующими приоритетами
• Отличные коммуникативные навыки и спокойствие в стрессовых ситуациях
• Надёжность, деликатность и уважение к конфиденциальности в любой ситуации
• Гибкость и адаптивность, ориентация на решение задач
• Комфортная работа в динамичной, мультикультурной школьной среде

Charterhouse Almaty привержена защите и обеспечению благополучия детей и подростков и ожидает от всех сотрудников разделения этой приверженности.