Офис-менеджер

Описание вакансии

1. Жизнеобеспечение и закупки (АХО)

• Снабжение офиса: заказ и учет канцелярии, бумаги, бытовой химии, продуктов (чай, кофе, вода, печенье).
• Контроль исправности техники: организация ремонта принтеров, компьютеров, кондиционеров и вызов профильных специалистов при поломках.
• Взаимодействие с подрядчиками: координация работы интернет-провайдеров и коммунальных служб.

2. Документооборот и корреспонденция

• Работа с почтой: прием, регистрация, сортировка и отправка входящих и исходящих писем, посылок и документов.
• Ведение архива: учет, правильное хранение и систематизация внутренней документации компании.
• Подготовка документов: составление по поручению руководства проектов писем, приказов, запросов и отчетов.
• Работа с курьерскими службами и почтой: ежедневная отправка оригиналов договоров и закрывающих документов клиентам по всей стране и за рубеж.

3. Помощь руководству, организация мероприятий, коммуникации и прием посетителей

• Встреча гостей: приветствие клиентов, партнеров и соискателей, предложение чая/кофе, координация их передвижения по офису.
• Выполнение поручений руководства: помощь в организации командировок сотрудников (покупка билетов, бронирование гостиниц).

• Помощь в корпоративной жизни: участие в организации праздников, тимбилдингов или внутренних обучающих мероприятий.

• Выполнение поручений руководства

Требования:

• Уверенный пользователь ПК и оргтехники: отличное знание MS Office (Word, Excel), Google Таблиц и умение быстро сканировать/копировать пачки документов на МФУ.
• Знание делопроизводства: понимание правил составления, регистрации и хранения документов, договоров, актов и писем.
• Деловая переписка и этикет: грамотная устная и письменная речь, знание правил телефонного и профессионального общения.
• Высокая внимательность к деталям и аккуратность: способность работать с большим объемом документов, не теряя важные транспортные накладные.
• Организованность и стрессоустойчивость: умение сохранять спокойствие и четко выполнять задачи в условиях динамичной работы логистического отдела.
• Многозадачность и стрессоустойчивость: способность быстро переключаться между задачами (например, одновременно отвечать на звонок, встречать курьера и заказывать воду) и сохранять спокойствие.
• Организованность и тайм-менеджмент: умение расставлять приоритеты, следить за дедлайнами и держать в порядке как документы, так и пространство вокруг.
• Хозяйственность и инициативность: умение вовремя заметить, что заканчиваются расходные материалы или сломалась кофемашина, и быстро решить проблему.
• Уровень образования: высшее или среднее специальное образование.​​​​​​​

• Рабочее место : комфортный офис в районе с хорошей транспортной развязкой
• График работы: стабильная пятидневка (5/2) с [09:00 до 18:00], суббота, воскресенье — выходные.​​​​​​​
• Дружный коллектив и наставничество: у нас молодая, энергичная и сплоченная команда.
• Финансовая стабильность: своевременная оплата труда
• Атмосфера и уют: дружная команда, оборудованная кухня, чай, кофе и печенье за счет компании.
• Корпоративная жизнь: мы регулярно проводим корпоративные мероприятия и тимбилдинги за счет компании

Метки