Ресепшионист/офис-менеджер/персональный ассистент

Описание вакансии

компания "smart solutions personnel"

обязанности

функции ресепшиониста

• встреча и сопровождение гостей компании.
• приём и распределение входящих звонков и корреспонденции.
• организация переговорных комнат, контроль их готовности к встречам.
• приём курьерских отправлений и взаимодействие со службами доставки.
• поддержание порядка и профессиональной атмосферы в зоне ресепшен.

функции офис-менеджера

• обеспечение бесперебойной работы офиса.
• заказ канцелярских товаров, воды, продуктов и хозяйственных принадлежностей.
• взаимодействие с арендодателем, клининговой службой, курьерами и другими поставщиками.
• контроль работы офисного оборудования и организация ремонта при необходимости.
• согласование счетов, передача документов в бухгалтерию и контроль своевременной оплаты.
• ведение договоров и документов по административным поставщикам.
• организация пропусков и доступа в офис для сотрудников и гостей.
• координация внутренних мероприятий, деловых встреч и корпоративных событий.
• поддержка процессов адаптации новых сотрудников: подготовка рабочего места, доступов и необходимого оборудования.

функции персонального ассистента

• ведение календаря руководителя, планирование встреч и контроль расписания.
• организация деловых поездок: приобретение билетов, бронирование гостиниц, трансферов и оформление необходимых документов.
• подготовка встреч, совещаний и видеоконференций.
• ведение деловой переписки от имени руководителя.
• подготовка писем, презентаций, отчётов и других рабочих материалов.
• ведение протоколов встреч и контроль исполнения поручений.
• коммуникация с клиентами, партнёрами и внутренними подразделениями.
• выполнение административных и организационных поручений руководителя.
• соблюдение конфиденциальности при работе с корпоративной и персональной информацией