Бизнес-ассистент / операционный ассистент руководителя

Описание вакансии

Бизнес-ассистент / операционный ассистент руководителя

График: 6/1, полный рабочий день
Формат: офис
Локация: Астана

Ищем сильного бизнес-ассистента руководителя, который станет правой рукой руководителя и будет помогать держать под контролем операционную работу компании.

Нам нужен не секретарь и не человек, который просто выполняет поручения.

Нужен системный, внимательный и самостоятельный человек, который умеет разобраться в проблеме, собрать информацию, найти решение, подключить нужных сотрудников и довести задачу до результата.

Чем предстоит заниматься

1. Контроль работы отделов

• контролировать выполнение задач руководителями и сотрудниками подразделений;

• отслеживать сроки, результаты и проблемные вопросы;

• запрашивать необходимую информацию у отделов;

• выявлять просрочки и узкие места;

• контролировать выполнение поручений руководителя;

• регулярно готовить краткие отчёты: что сделано, что в работе, где проблема и что требуется от руководителя;

• контролировать задачи до полного завершения.

2. Возвраты, заявления и претензии

Это одно из ключевых направлений работы.

• принимать и обрабатывать заявления на возврат;

• изучать договоры и условия оказания услуг;

• проверять оплаты, посещения, заморозки, оказанные услуги и другие обстоятельства;

• самостоятельно рассчитывать сумму возврата в соответствии с договором;

• составлять подробный расчёт;

• анализировать основания требований клиента;

• готовить проекты ответов на заявления и претензии;

• собирать документы и подтверждения по спорным ситуациям;

• контролировать сроки рассмотрения обращений;

• вести реестр возвратов и претензий;

• по сложным случаям готовить руководителю не просто проблему, а готовый анализ и варианты решения.

4. Работа с руководителем

• фиксировать поручения и контролировать их выполнение;

• напоминать о важных задачах и сроках;

• самостоятельно собирать информацию к встречам и решениям;

• готовить таблицы, расчёты, сводки и аналитические материалы;

• искать необходимую информацию;

• выполнять организационные и административные поручения;

• доводить поручение от постановки до результата.

5. Поиск и аналитика

По поручению руководителя:

• искать информацию в интернете и внутренних источниках;

• находить подрядчиков, услуги, товары и необходимые контакты;

• сравнивать предложения;

• проводить первичный анализ;

• готовить сравнительные таблицы;

• формулировать выводы и рекомендации.

Что нам важно

Мы ищем человека, который:

• умеет самостоятельно разбираться в сложных ситуациях;

• хорошо работает с документами и цифрами;

• умеет читать договоры и находить в них нужную информацию;

• внимателен к деталям;

• умеет работать с большим объёмом информации;

• умеет одновременно вести несколько задач;

• грамотно пишет и говорит;

• спокойно работает с конфликтными ситуациями;

• умеет добиваться результата во взаимодействии с другими отделами;

• не боится ответственности;

• умеет расставлять приоритеты;

• не ждёт постоянных указаний руководителя;

• умеет сказать не только «есть проблема», но и «вот в чём проблема, вот что я выяснил и вот что предлагаю сделать».

Кому эта работа НЕ подойдёт

Если вам комфортно работать только по чётким инструкциям, постоянно ждать подтверждения каждого шага и передавать проблему руководителю без предварительного анализа - эта позиция вам не подойдёт.

Нам нужен человек, который способен взять задачу:

«Разберись с этой ситуацией»

и самостоятельно:

собрать информацию → разобраться → посчитать → связаться с нужными людьми → предложить решение → получить согласование при необходимости → проконтролировать исполнение → закрыть задачу.

Что предлагаем

• работу напрямую с руководителем;

• высокий уровень самостоятельности;

• возможность влиять на процессы компании;

• работу с реальными бизнес-задачами, а не только административными поручениями;

• профессиональный рост до операционного руководителя / руководителя направления;

• стабильную оплату;

• премирование по результатам работы.

Метки