Специалист по архивам

Описание вакансии

компания "apple city"

в этой роли вы будете отвечать за порядок, полноту и правильность хранения документов, связанных с доставкой и движением товара. основная задача — проверять архивы учетных групп, транспортной логистики и торговых команд, сопоставлять документы с реестрами, контролировать наличие необходимых печатей и подписей и своевременно сообщать ответственным сотрудникам о выявленных нарушениях.

это работа для внимательного и организованного человека, который спокойно работает с большим объемом бумажных документов и умеет замечать даже небольшие несоответствия.

вам не нужно самостоятельно заниматься доставкой или оформлять документы вместо ответственных сотрудников. ваша основная задача - проверить уже сформированный архив, убедиться, что документы присутствуют и оформлены в соответствии с установленными требованиями, а также проконтролировать устранение выявленных нарушений.

обязанности

• контрольная проверка корректности и своевременности архивирования документов сотрудников: учетных групп, транспортной логистики и торговых команд;
• контроль над правильностью оформления архивных документов (наличие всех подписей, печатей и штампов) и полноты пакета документов;
• своевременное информирования результатов проверки, обнаруженных нарушений и уведомления ответственных руководителей функций;
• своевременное предоставление отчётов статуса проверки;

как может выглядеть рабочий день

например, утром вы получаете реестр документов водителей доставки и соответствующие архивы за проверяемый период.

сначала сопоставляете количество и состав документов с реестром. затем последовательно проверяете каждую накладную: есть ли документ в архиве, присутствуют ли необходимые подписи, печати и штампы со стороны учетной группы, водителя, склада или клиента.

если обнаруживается отсутствие документа или необходимого реквизита, фиксируете нарушение и направляете информацию ответственному руководителю. после этого контролируете, чтобы нарушение было устранено в установленный срок.

в течение дня вы также можете работать с другими архивами, систематизировать документы, уточнять информацию у сотрудников учетной группы, доставки и склада и готовить архивы к дальнейшему хранению или проверке.

требования

• уверенное владение компьютером и офисными программами.
• умение работать с excel, word, электронной почтой и электронными документами.
• опыт работы с первичной документацией, архивом или документооборотом будет преимуществом.
• опыт работы в программе «1с:предприятие» будет преимуществом.
• умение работать с большим объемом документов и информации.
• внимательность к деталям и способность замечать отсутствие документов, подписей, печатей и других обязательных реквизитов.
• умение работать по установленным инструкциям, правилам и чек-листам.
• организованность и аккуратность в работе с бумажными и электронными документами.
• ответственность и исполнительность.
• умение самостоятельно планировать работу и соблюдать установленные сроки.
• способность спокойно и корректно взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений.
• готовность сообщать о выявленных нарушениях и контролировать их устранение.

кому подойдет эта работа

вакансия подойдет человеку, который:

• любит порядок и системность в документах;
• внимательно относится к деталям;
• умеет работать с большим объемом однотипной информации;
• спокойно и последовательно проверяет документы по установленным критериям;
• умеет находить несоответствия и фиксировать ошибки;
• ответственно относится к срокам;
• не боится напоминать коллегам о необходимости устранить выявленные нарушения;
• умеет взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений;
• хочет развиваться в направлениях архивного дела, документооборота, внутреннего контроля и операционной поддержки.

главный результат вашей работы

главный результат работы специалиста по архивам - полный, правильно оформленный и систематизированный архив документов, в котором все документы соответствуют реестрам и установленным требованиям, а выявленные нарушения своевременно переданы ответственным сотрудникам и устранены.

специалист по архивам помогает компании сохранять контроль над первичной документацией и снижать риск потери документов, ошибок в оформлении и проблем при внутренних и внешних проверках.

ключевые навыки

• работа с первичной документацией
• архивное дело
• документооборот
• проверка документов
• ms excel
• ms word
• электронный документооборот
• работа с большим объемом информации
• внимательность к деталям
• системность и аккуратность
• контроль сроков
• взаимодействие с подразделениями
• 1с:предприятие — преимущество