Бизнес-ассистент( МҰРАТҚЫЗЫ )
Описание вакансии
компания "мұратқызы"
бизнес-ассистент руководителя
mini.tortino — развивающаяся сеть кондитерских и творческих студий. мы ищем самостоятельного и организованного бизнес-ассистента руководителя, который поможет контролировать ежедневные процессы и снимать с руководителя операционные задачи.
нам нужен человек, которому можно поставить задачу и не объяснять каждый следующий шаг. важно не просто выполнить поручение, а довести его до результата.
что нужно делать
instagram — работа с городами
* работать примерно с 10 instagram-аккаунтами городов.
* ежедневно брать готовый(!) контент из telegram и загружать его в instagram.
* в каждом городе ежедневно публиковать:
* 3 reels / фото;
* дублировать 1 загруженный рилс в stories.
* контролировать, чтобы контент был опубликован во всех городах каждый день(!) без пропусков.
* вести ежедневный отчёт по публикациям каждого города.
whatsapp business
у всех городов используется единый номер whatsapp business.
* определять, из какого города обращается клиент.
* ежедневно фиксировать количество обращений по каждому городу.
* вести google-таблицу со статистикой по датам и городам.
* формировать накопительную статистику минимум за 6 месяцев.
* отслеживать динамику обращений и предоставлять руководителю понятный отчёт.
организация тематических мастер-классов
* участие в разработке и организации новых тематических мастер-классов.
* поиск и закупка необходимого инвентаря, декора, реквизита и расходных материалов под каждую тематику.
* продумывание удобной системы хранения и использования инвентаря, чтобы тематику можно было быстро установить и так же быстро убрать.
* формирование готовых тематических комплектов: например, «шрек», «гарри поттер», «эльза» и т. д.
* после организации — передача сотруднику, который проводит мастер-класс, понятной инструкции, что где находится, как быстро оформить пространство и как убрать всё после мероприятия.
* контроль наличия необходимого инвентаря и своевременная закупка недостающих позиций.
* поиск решений, которые позволяют быстро менять тематику студии между мастер-классами, без необходимости постоянного присутствия ассистента.
* периодически проверять, что система работает и всё необходимое есть в наличии.
то есть логика такая:
вы один раз организовали систему закупили собрали тематические комплекты всё понятно разложили объяснили ведущему кондитеру мастер классов дальше ведущий кондитер самостоятельно проводит и меняет тематики.
координация работы mini.tortino в городе семей
* постоянно взаимодействовать с менеджером по текущим рабочим вопросам.
* раз в неделю уточнять у менеджера, что необходимо заказать и отправить из астаны на следующую неделю.
* формировать список необходимых позиций: сырьё, бисквиты, упаковка, инвентарь, расходные материалы и другие необходимые товары.
* своевременно передавать список в кондитерский цех в астане для подготовки заказа.
* контролировать сбор и комплектацию отправки в астане.
* проверять, чтобы всё необходимое было собрано по списку и в полном объёме.
* правильно упаковывать и подготавливать заказ к отправке.
* самостоятельно организовывать отправку астана семей через междугородний indrive или другой подходящий способ доставки.
* согласовывать время и детали передачи заказа водителю.
* контролировать отправку и получение заказа в семее.
* после отправки отслеживать, что сырьё, инвентарь и другие необходимые позиции дошли до сотрудников в полном объёме и без проблем.
* передавать руководителю информацию о необходимых оплатах, чтобы руководитель своевременно производил оплату.
* контролировать, чтобы оплаченные заказы были отправлены и получены.
* решать текущие организационные вопросы по семею
* следить, чтобы сотрудники в семее не оставались без необходимых материалов и могли нормально выполнять свою работу.
* вести простой учёт отправок: что отправили, когда, кому, каким способом и что получено.
работа с руководителем
* выполнять рабочие и личные поручения руководителя от начала до полного результата.
* искать необходимые товары, услуги, подрядчиков и специалистов.
* сравнивать варианты и находить оптимальные решения.
* организовывать покупки, заказы, доставки и курьеров.
* при необходимости самостоятельно выезжать и забирать/отвозить необходимые вещи.
* взаимодействовать с сотрудниками, подрядчиками, курьерами и другими исполнителями.
* помогать с организацией мастер-классов, мероприятий и других рабочих процессов.
* контролировать сроки и выполнение поставленных задач.
* вести список текущих задач.
* ежедневно предоставлять руководителю краткий отчёт о выполненной работе.
* если возникает проблема - самостоятельно искать решение, а не просто сообщать о проблеме руководителю.
кого мы ищем
нам подойдёт человек, который:
* самостоятельный и инициативный;
* очень ответственный и внимательный;
* умеет работать с большим количеством задач одновременно;
* не забывает о поручениях и соблюдает сроки;
* умеет быстро находить информацию и решения;
* грамотно общается и пишет;
* уверенно пользуется instagram, telegram и whatsapp;
* умеет работать с google таблицами / excel;
* умеет вести простую аналитику и отчётность;
* спокойно относится к разноплановым задачам;
* готов периодически выезжать по рабочим поручениям;
* умеет работать без постоянного контроля руководителя.
опыт работы бизнес-ассистентом, личным ассистентом
формат работы
* работа преимущественно онлайн.
* постоянно находиться в офисе или на определённом рабочем месте не требуется.
* фиксированного рабочего места и строгого графика нет.
* важно быть на связи и оперативно реагировать на поставленные задачи.
* при необходимости нужно выезжать: забрать или отвезти заказ, купить необходимые товары, встретиться с курьером/подрядчиком, что-то проверить или организовать на месте.
* формат: удалённая работа + выезды по необходимости.
* главное - своевременно выполнять задачи и доводить их до результата.
важный момент
мы ищем не человека, которому нужно постоянно говорить, что делать и как делать.
нам нужен ассистент, которому можно сказать:
«нужно организовать» - и человек сам найдёт способ, всё организует, проконтролирует и сообщит о готовом результате.
если вам нравится порядок, вы умеете самостоятельно решать вопросы и брать ответственность за результат - будем рады познакомиться.