Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Мы ищем опытного, организованного и самостоятельного специалиста, который возьмёт на себя административную часть работы офиса и станет надёжной опорой для руководителей компании.

Нам нужен человек, который умеет не просто выполнять поручения, а самостоятельно организовывать процессы, держать в фокусе несколько задач одновременно, контролировать сроки и доводить дела до результата.

Если вы уже работали офис-менеджером, личным ассистентом, секретарём или административным координатором и хорошо понимаете, как устроена такая работа — будем рады познакомиться.

Чем предстоит заниматься

Офис и административные процессы

• Обеспечивать бесперебойную работу офиса: закупать канцтовары, воду, хозяйственные товары, технику и другие необходимые материалы;
• Контролировать порядок, чистоту и общее состояние офиса;
• Взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками: интернет, связь, клининг, обслуживание техники и другие услуги;
• Контролировать работу технического персонала, курьерских служб и подрядчиков;
• Решать текущие административно-хозяйственные вопросы.

Документооборот

• Вести внутренний документооборот компании;
• Готовить, оформлять и систематизировать документы: NDA, трудовые договоры, дополнительные соглашения, акты, приказы, служебные записки и другие внутренние документы;
• Контролировать подписание документов сотрудниками и контрагентами;
• Сканировать, копировать, архивировать и систематизировать документы и файлы;
• Следить за актуальностью и порядком в документации.

Поддержка руководителей

• Оказывать ежедневную административную и организационную поддержку руководителям;
• Организовывать встречи и переговоры: подготовка переговорных комнат, материалов, напитков и других необходимых деталей;
• Выполнять организационные поручения руководства;
• Заказывать питание, бронировать необходимые сервисы и решать текущие административно-бытовые задачи;
• Организовывать командировки: билеты, гостиницы, трансферы и другие детали поездок;
• Вести отчётность по административным, хозяйственным и личным расходам руководителя.

Взаимодействие с сотрудниками

• Помогать сотрудникам в решении административных вопросов;
• Координировать внутренние организационные вопросы;
• Встречать кандидатов и помогать в организации интервью;
• Участвовать в адаптации новых сотрудников;
• При необходимости готовить кадровые документы совместно с HR-специалистом.

Что мы ожидаем

Нам важен готовый специалист с практическим опытом, поэтому рассматриваем кандидатов, которые уже умеют самостоятельно работать с подобными задачами.

Наш кандидат:

• Имеет опыт работы офис-менеджером, личным ассистентом, административным координатором, секретарём или на аналогичной позиции от 1 года;
• Умеет самостоятельно организовать рабочий процесс и не ждёт пошаговых инструкций;
• Уверенно работает с MS Word, Excel, Google Docs, электронной почтой и офисными сервисами;
• Грамотно говорит и пишет;
• Внимателен к деталям и документам;
• Умеет работать с большим количеством параллельных задач и расставлять приоритеты;
• Ответственно относится к срокам и договорённостям;
• Тактичен, доброжелателен и умеет выстраивать коммуникацию с руководителями, сотрудниками, подрядчиками и поставщиками;
• Быстро ориентируется в новых задачах и процессах;
• Умеет работать с современными ИИ-инструментами — будет большим преимуществом.

Что предлагаем

• График 5/2, с 10:00 до 19:00;
• Стабильную заработную плату;
• Комфортный современный офис;
• Дружную команду и поддерживающую рабочую атмосферу;
• Возможность профессионального развития и расширения зоны ответственности;
• Работу в позиции, где можно действительно влиять на порядок и эффективность административных процессов компании.

Важно

Работа предполагает высокий уровень вовлечённости в операционные процессы. Иногда могут возникать срочные задачи, требующие задержки после окончания рабочего дня. Такие ситуации не являются регулярными.

Как откликнуться

Пожалуйста, отправьте резюме и короткое сопроводительное письмо, в котором расскажите о своём опыте и почему вам подходит эта позиция.

Отклики без сопроводительного письма будем рассматривать в последнюю очередь.