Офис-менеджер

Описание вакансии

Обязанности:

1. Организация работы офиса

обеспечение офиса канцелярскими товарами, хозяйственными материалами и расходными материалами;

контроль наличия и своевременное пополнение запасов;

организация рабочих мест сотрудников;

контроль исправности оргтехники, мебели, оборудования;

взаимодействие с арендодателем, коммунальными и сервисными организациями.

2. Документооборот

регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

прием, распределение и отправка документов;

ведение журналов регистрации;

передача документов ответственным сотрудникам;

контроль сроков исполнения поручений по административным вопросам;

формирование и хранение документов.

3. Работа с руководством

организация встреч и совещаний;

подготовка переговорных комнат;

ведение календаря руководителя — при необходимости;

организация командировок, бронирования билетов и гостиниц;

подготовка организационных материалов к совещаниям.

4. Взаимодействие с сотрудниками

прием заявок сотрудников на канцтовары, хозяйственные товары и другие административные потребности;

организация выдачи материальных ценностей;

информирование сотрудников по административным вопросам;

контроль соблюдения внутренних правил офиса.

5. Работа с поставщиками

поиск поставщиков административных товаров и услуг;

запрос коммерческих предложений;

подготовка заявок на закупку;

контроль поставок;

проверка первичных документов от поставщиков и передача их в бухгалтерию;

контроль исполнения договоров по административным услугам.

6. Организация корпоративных мероприятий

организация совещаний, собраний и корпоративных мероприятий;

заказ питания, воды, канцелярии и необходимых материалов;

подготовка помещений.

7. Контроль административных расходов

ведение реестра административных заявок;

контроль заявок на оплату;

предоставление информации бухгалтерии и финансовому отделу;

контроль соответствия расходов утвержденным лимитам бюджета.

8. Для компании дополнительно

взаимодействие с филиалами, производственными участками и диспетчерской службой по административным вопросам;

организация доставки документов между офисом и объектами;

обеспечение сотрудников производственных подразделений необходимыми административными материалами;

ведение реестра заявок от подразделений;

контроль своевременного предоставления документов в центральный офис.

Требования:

​​​​​​​​​​​​​​Знание Word, Excel, Documentolog

Условия:

​​​​​​​​​​​​​​Доставка до места работы корпоративным автобусом

Обед на территории офиса за счет компании

Оплата телефонной связи