Делопроизводитель/помощник юриста

Описание вакансии

• Ведение входящей и исходящей корреспонденции: регистрация писем, уведомлений, запросов, претензий, ответов, актов, служебных записок.
• Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции с указанием даты, номера, отправителя/получателя, содержания и ответственного исполнителя.
• Присвоение исходящих номеров документам.
• Контроль сроков ответов на входящие письма и поручения руководства.
• Передача документов ответственным сотрудникам и контроль их исполнения.
• Подготовка писем, справок, уведомлений, сопроводительных писем по поручению руководства.
• Формирование и ведение реестра договоров с заказчиками, подрядчиками, поставщиками и другими контрагентами.
• Учет дополнительных соглашений, приложений, спецификаций, протоколов разногласий, гарантийных писем.
• Контроль наличия оригиналов подписанных договоров и приложений.
• Сканирование и систематизация договорной документации в электронном архиве.
• Ведение приказов по основной деятельности: назначение ответственных лиц, ответственных за производство работ, охрану труда, пожарную безопасность, материальные ценности и т. д.
• Регистрация приказов и ознакомление работников с ними.
• Формирование папок по каждому строительному объекту.
• Сбор и систематизация документов по объектам: договор, проектная документация, переписка, ППР, графики, приказы, доверенности, акты, протоколы совещаний, исполнительная документация.
• Контроль поступления документов от инженеров ПТО и руководителей объектов.
• Ведение реестра объектов и документации по каждому объекту.
• Прием и передача оригиналов документов между офисом и строительными площадками.
• Ведение доверенностей: регистрация, сроки действия, выдача и возврат.
• Подготовка документов для отправки через Казпочту, курьерскую службу, электронную почту, e-Otinish и иные системы.
• Хранение подтверждений отправки и получения корреспонденции.
• Ведение архива компании: договоры, акты, письма, приказы, доверенности, исполнительная документация и иные документы.
• Подшивка документов в дела по годам, объектам и контрагентам.
• Контроль наличия оригиналов документов.
• Подготовка документов для передачи в архив.
• Взаимодействие с бухгалтерией, ПТО, снабжением, тендерным отделом, юристом и руководителями объектов по документообороту.
• Получение от сотрудников документов, необходимых для подписания руководителем.
• Организация подписания документов директором и их дальнейшая отправка адресатам.
• Контроль возврата подписанных экземпляров договоров, актов и соглашений от контрагентов.
• Ведение электронного архива на сервере или в облачном хранилище по единой структуре папок.
• Контроль корректности наименования и сохранения файлов.
• Обеспечение быстрого поиска любого документа по объекту, контрагенту, дате или номеру.

• высшее образование

• оформление по трудовому договору
• социальный пакет

Метки