Офис-менеджер

Описание вакансии

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности руководителя организации; принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации;подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя; следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу), телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи; по поручению руководителя составляет письма, запросы, иные документы, готовит ответы авторам писем;выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний; осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль; ведет контрольно-регистрационную картотеку;обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных; организует прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив; копирует документы на персональном копировальном аппарате.

Ведет работу по обеспечению условий для работы ректора; выполняет поручения ректора, обеспечивает его необходимыми сведениями от подразделений или исполнителей, вызывает к ректору руководителей подразделений, сотрудников, директоров институтов, заведующих кафедрами, преподавателей и обучающихся; организовывает телефонные переговоры, прием и передачу факсов, телефонограмм, доводит до сведения ректора содержание принятых во время его отсутствия сообщений; подготавливает заседания и совещания проводимые ректором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседаний, их регистрация); принимает и сортирует поступающую корреспонденцию, при необходимости передает в отдел документационного обеспечения; умеет пользоваться копировальной и компьютерной техникой; грамотно и корректно отвечает на телефонные звонки.

Ведение делопроизводства; Организация работы офиса; Подготовка писем и обращений ; Ответственность; Пунктуальность; Стрессоустойчивость;