Секретарь

Описание вакансии

Хатшының маңызды функциясы – басшыға барынша көмек көрсету және оның уақытын үнемдеу. Бұл міндеттер мынадай жұмыстардың атқарылуын көздейді:

1) Құжаттармен жұмыс жүргізу. Бұл қызмет түріне бүкіл іс қағаздарын жүргізуге байланысты жұмыстар: құжаттарды рәсімдеу, құжаттарды құрылымдық бөлімшелерге жөнелту, құжаттардың орындалу мерзімін бақылау, басшының қол қоюына құжаттар қабылдау және олардың дұрыс рәсімделуін бақылау, орындалған құжаттарды сақтауды ұйымдастыру.

2) Байланыс құралдарымен жұмыс істеу. Телефонмен келіссөздер жүргізу (басшы жұмыс орнында болмаған кезде хатшы телефон шалған адамның аты-жөні мен телефонын, мүмкіндігінше оны қызықтырған сұрақты жазып алады), факс қабылдау-жөнелту, электронды почта бойынша хабарлар қабылдау-жөнелту. Хатшы өзі пайдаланып отырған байланыс құралдарының жарамды жағдайда болуына да міндетті, олар істен шықса дереу жөндеу қызметін шақырып, оңдатуы керек.

3) Келушілермен жұмыс жүргізу.

4) Телефон арқылы жарылғыш құрылғылар туралы, адамдарды кепілге алу, бопсалау туралы ақпаратты қамтитын хабарламаларды назардан тыс қалдырмау.

5)Электронды почта бойынша мектепке  қауіптің жазбаша нысанда түсуін дереу басшыға жеткізу.

Прием и распределение входящих звонков; Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений ; Ведение делопроизводства; Регистрация входящей и исходящей информации; Встреча и учет посетителей; Учет и хранение, передача документов в подразделения; Ответственность; Ответственность; Сотрудничество и взаимодействие; Гибкость мышления; Умение работать в команде; Дисциплинированность; Вежливость; Навык ведения переговоров; Творчество и креативность; Проведение опросов и исследований; Компьютерная грамотность;