Администратор офиса

Описание вакансии

Планирование и ведение календаря встреч

 

Назначение и перенос встреч, переговоров, совещаний

 

Напоминание директору о важных событиях и сроках

 

Подготовка ежедневного плана работы руководителя

 

2. Документооборот и деловая переписка

 

Подготовка писем, приказов, служебных записок

 

Проверка и оформление документов на подпись директору

 

Ведение и контроль входящей и исходящей корреспонденции

 

Регистрация и хранение документов

 

3. Координация работы сотрудников

 

Передача поручений директора сотрудникам

 

Контроль сроков исполнения поручений

 

Сбор информации и отчетов от подразделений

 

Организация взаимодействия между отделами

 

4. Подготовка встреч и мероприятий

 

Организация совещаний и переговоров

 

Подготовка материалов, презентаций и документов

 

Бронирование переговорных комнат

 

Ведение протоколов встреч и контроль выполнения решений

 

5. Работа с информацией

 

Сбор и анализ информации по запросу директора

 

Подготовка справок, отчетов, сводных таблиц

 

Поиск информации, партнеров, поставщиков

 

6. Организация командировок

 

Бронирование билетов и гостиниц

 

Подготовка командировочных документов

 

Составление графика поездок

 

7. Представительские функции

 

Прием посетителей

 

Организация приема партнеров и гостей

 

Поддержание делового имиджа руководителя

 

8. Конфиденциальность

 

Работа с конфиденциальной информацией

 

Неразглашение служебных данных и информации о деятельности компании

 

Организация документооборота; Встреча и приветствие гостей на банкете/ конференции; Встреча и размещение гостей; Навыки организации встреч различного уровня; Ответственность; Пунктуальность; Стрессоустойчивость; Терпеливость; Аккуратность; Выносливость и усердие; Тайм-менеджмент; Творчество и креативность; Компьютерная грамотность;