Офис-менеджер

Описание вакансии

обеспечивает и осуществляет своевременную первичную обработку поступающей корреспонденции;

проверяет правильность адресации документов, целостность упаковки (конвертов, пакетов), наличие вложений, сортирует документы по видам (регистрируемым и нерегистрируемым);

осуществляет прием и регистрацию корреспонденции, поступающей в филиал (в день поступления). Зарегистрированную корреспонденцию передает по системе электронного документооборота на рассмотрение руководству и руководителям подразделений филиала по принадлежности;

осуществляет регистрацию заявлений, обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений физических и юридических лиц в информационной аналитической системе «Электронные обращения» (ИС «е-Өтініш») (согласно Административному процедурно-процессуальному Кодексу Республики Казахстан);

обеспечивает своевременное рассмотрение обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений, поступающих в Филиал посредством информационной аналитической системы «Электронные обращения» (ИС «е-Өтініш») (далее - обращения), принятие мер согласно обращениям, информирование заявителей о результатах рассмотрения обращений и принятых мерах или о перенаправлении их обращений на рассмотрение другим субъектам в соответствии с их компетенцией;

обеспечивает незамедлительное уведомление непосредственного руководителя/директора Филиала о наличии в поступившем обращении признаков жалобы;

осуществляет контроль за своевременной передачей зарегистрированной корреспонденции руководству филиала и исполнителям;

осуществляет пересылку ошибочно доставленной в адрес филиала корреспонденции;

осуществляет прием и регистрацию исходящих документов с предварительной проверкой оформления отправляемой документации (правильность указанного адреса, наличия перечисленных в документе приложений, подписи, обязательное указание исполнителя и номер служебного телефона);

Прием и распределение входящих звонков; Учет и регистрация документов; Ведение делопроизводства; Регистрация входящей и исходящей информации; Организация работы офиса; Администрирование канцелярских и офисных принадлежностей; Подготовка писем и обращений ; Дисциплинированность; Аккуратность; Вежливость; Компьютерная грамотность; Лидерство;