Секретарь-референт

Описание вакансии

Ұйымдастырушылық-техникалық қамтамасыз ету бойынша ұйым басшысының әкімшілік-басқару қызметі жұмысын жүзеге асыруға;

басшының қарауына түскен хат-хабарды қабылдайды, қабылданған шешімге сәйкес оны жұмыс барысында пайдалану не жауап дайындау үшін құрылымдық бөлімшеге немесе нақты орындаушыға беруге;

іс қағаздарын жүргізеді, компьютерлік техниканы пайдалана отырып, шешімдер дайындау және қабылдау кезінде ақпарат жинауға, өңдеуге және ұсынуға арналған түрлі операцияларды орындауға;

ұйым басшысының қолын қойғызуға құжаттар және түрлі өтініштер қабылдауға;

басшының жұмысына қажетті құжаттар және материалдар дайындауға;

құрылымдық бөлімшелердің және нақты орындаушылардың орындауға түскен құжаттарды уақтылы қарауын және ұсынуын бақылайды, басшыға қол қоюға берілген, дайындалған құжаттар жобаларының дұрыс ресімделуін тексереді, олардың сапалы редакциялануын қамтамасыз етуге;

басшының телефонмен сөйлесулерін ұйымдастырады, ол болмағанда алынған ақпаратты жазып алады және оның мазмұнын оған жеткізеді, қабылдау-сөйлесу қондырғылары (телефакс, телекс және тағы басқа) бойынша ақпарат, сондай-ақ телефонограммаларды береді және қабылдайдуға;

байланыс арналары бойынша алынған ақпаратты оның назарына уақтылы жеткізуге;

басшының тапсырмасы бойынша хат, өтінімдер, басқа құжаттар жасайды, хат авторларына жауап дайындайуға;

басшы өткізетін мәжілістер мен отырыстарды дайындау бойынша жұмысты (қажетті материалдар жинау, жүргізілетін уақыты және орны, күн тәртібі туралы қатысушыларға хабарлау, оларды тіркеу) орындайды, мәжілістер мен отырыстардың хаттамаларын жүргізеді және ресімдеуге;

қарым-қатынас әдебін сақтай отырып, келушілерді қабылдауды ұйымдастырады, қызметкерлердің өтініштері мен ұсыныстарын жедел қарауға көмектесуге;

Прием и распределение входящих звонков; Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений ; Ведение делопроизводства; Перевод на иностранные языки; Регистрация входящей и исходящей информации; Встреча и учет посетителей; Учет и хранение, передача документов в подразделения; Адаптивность; Ответственность; Пунктуальность; Умение быстро принимать решения;