Секретарь

Описание вакансии

1.      Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.   Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.   Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.   Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.   Следит за своевременным рассмотрением конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.  По поручению руководителя составляет запросы, другие документы. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.  Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.   Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.  Выполняет отдельные служебные поручения председателя городского маслихата и руководителя аппарата городского маслихата. На время отсутствия замещает секретаря общественного совета.

Прием и распределение входящих звонков; Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений ; Ведение делопроизводства; Регистрация входящей и исходящей информации; Встреча и учет посетителей; Учет и хранение, передача документов в подразделения; Пунктуальность; Аккуратность; Добропорядочность; Компьютерная грамотность;